SISTEM PENGURUSAN TUKAR SYARAT TANAH

SISTEM Pengurusan Tukar Syarat Tanah adalah sistem yang dibangunkan bagi tujuan mempercepat dan mempermudahkan proses tukar syarat tanah di Pejabat Tanah dan Galian (PTG). Sistem ini boleh diakses oleh setiap Pejabat Tanah Daerah (PTD)

  • Sistem berkonsepkan aliran kerja dan berasaskan web (web-based)
  • Maklumat dimasukkan secara atas talian
  • Pelan dan dokumen yang berkaitan boleh dirujuk secara atas talian dengan mudah

 

SISTEM ini akan memudahkan carian fail yang boleh dilakukan secara atas talian dengan memberikan status terkini permohonan dan rentetan proses sebelumnya.

  • Carian permohonan dapat dibuat dengan mudah
  • Komunikasi dan minit/ arahan tugas direkodkan dan rentetan proses sebelumnya boleh dirujuk semula
  • Setiap minit/ arahan tugas direkodkan dan boleh dirujuk secara terperinci

 

PENGURUSAN penyediaan minit, laporan SO, kertas kerja, surat tolak, borang 7c dan borang 7g akan menjadi lebih mudah dan seragam.

  • Kertas kerja PTG/MMK dapat disediakan dengan mudah dan lebih seragam.
  • Maklumat permohonan dan laporan SO dapat dirujuk dengan cepat dan mudah.
  • Borang 7c, Borang 7g, surat tolak dan kertas kerja PTG/MMK boleh dicetak terus daripada sistem.

 

SISTEM ini juga membantu pihak pentadbiran mengetahui jumlah permohonan, status keseluruhan, beban kerja, tempoh proses dan prestasi semasa melalui Modul Laporan dan Pantauan.

  • Berupaya menjana laporan berkaitan aktiviti permohonan tanah dengan cepat, tepat dan terperinci.
  • Beban kerja di PTG dan setiap daerah termasuk status maklumbalas jabatan teknikal dapat diketahui dengan tepat secara real-time.
  • Pentadbir sistem boleh memindahkan tugasan sekiranya ada pertukaran pengguna (berpindah/kenaikan pangkat/bersara dll).

FAEDAH IMPLEMENTASI

tadbir

Memudahkan Pengurusan Pentadbiran

  • Pada pengurusan peringkat pentadbiran, PTG/ PTD dapat memantau aktiviti berkaitan tukar syarat tanah dengan cepat, tepat dan terperinci maklumat seperti:
    1. Jumlah permohonan yang diterima di setiap daerah,
    2. Jumlah yang sudah diluluskan/ditolak,
    3. Jumlah permohonan yang masih dalam proses
      1. mengikut peringkat (sama ada sedang disediakan laporan oleh SO/ menanti maklumbalas jabatan teknikal/ menanti keputusan Jawatankuasa Tanah/ selepas Mesyuarat Exco/ dsb.)
      2. mengikut kawasan atau mukim masing-masing.
    4. Jenis permohonan (sama ada untuk meminda syarat nyata tanah/ membatal sekatan kepentingan tanah/ menukar jenis penggunaan tanah/ dsb.)
  • Pihak pengurusan juga boleh menilai kecekapan kakitangan melalui:
    1. Pantauan tempoh pemprosesan untuk setiap permohonan.
    2. Pantauan beban kerja mengikut tugas masing-masing (SO/ Pelukis Pelan/ Kerani Tukar Syarat/ dsb.)

pintar

Pengurusan Dokumen Yang Pintar

  • Tiada lagi kehilangan dokumen penting seperti pelan, salinan Kad Pengenalan dsb. jika dokumen yang telah diimbas disimpan di dalam satu server dan dibuat 'backup' secara sistematik.
  • Capaian dokumen tidak terbatas kerana boleh diakses pada bila-bila masa tanpa bergantung kepada kehadiran individu yang 'memegang' dokumen tersebut.
  • Perkongsian dokumen digital boleh diamalkan tanpa kekangan masa dan tempat.

sumber manusia

Membantu Pengurusan Sumber Manusia

  • Beban kerja di setiap daerah dan setiap unit kakitangan sokongan di PTD/ PTG dapat diketahui dengan tepat, dengan ini pihak pentadbiran dapat menentukan pengagihan sumber manusia yang optimum bagi kelancaran operasi organisasi.

kerja efisien

Pengurusan Kerja Yang Lebih Efisien

  • Pemantauan secara masa nyata (real time) untuk seluruh negeri, hanya melalui web.
  • Kerja perkeranian dapat diringankan dengan mengurangkan ulangan kerja menaip. Kebanyakan dokumen dijana oleh sistem menggunakan 'template' yang piawai dengan hanya menekan butang 'cetak'.
  • Pengurusan fail secara digital memang lebih mudah dengan keupayaan mengisih/ menyusun mengikut keperluan dan pilihan masing-masing samada mengikut tarikh terima, nama pemohon, nombor fail atau peringkat proses.
  • Permohonan lalu, sama ada yang berjaya atau ditolak akan di-arkibkan. Sekiranya ada keperluan untuk melihat semula fail lama tersebut, ia adalah cukup mudah dalam sistem ini.
  • Komunikasi/ arahan tugas daripada/ kepada penyelia/ sub-ordinat boleh direkodkan dalam sistem dan boleh dirujuk semula dalam Jurnal Permohonan.

kedibiliti

Mesra Pengguna dan Mesra Rakyat

  • Keupayaan PTG untuk memendekkan tempoh proses tukar syarat dari kebiasaan menerusi sistem akan memberi imej positif kepada organisasi kerajaan. Faedahnya dinikmati pihak pemohon dan PTG sendiri.
  • Kemampuan untuk memberi jawapan secara segera terhadap status permohonan juga satu lagi peningkatan kredibiliti PTG. Ini dibolehkan melalui fungsi carian status permohonan secara online mengikut nombor kad pengenalan/ pendaftaran syarikat, nama pemohon, nombor PT atau nombor fail permohonan itu sendiri.
  • Sistem mudah difahami dan diguna oleh berbagai peringkat pengguna dengan latihan yang betul.

jimat

Penjimatan Masa dan Penjimatan Kos

  • Mengelakkan kehilangan masa. Tanpa penggunaan teknologi maklumat, pertanyaan status permohonan oleh pemohon dan pencarian fail lebih menjurus kepada penggunaan telefon, terlalu bergantung kepada individu tertentu dan paling utama, kehilangan masa yang produktif dan tidak dapat memberi maklumbalas yang segera.
  • Dokumen standard mengikut piawaian seperti kertas kerja untuk mesyuarat Exco/ mesyuarat Jawatankuasa Tanah/ surat makluman tolak dan surat tawaran boleh dijana terus dari sistem.