(This article is in Malaysia Language)

Sistem Pengurusan Permohonan Tanah (SPPT)

1.0 Pengenalan

Tanah (SPPT) adalah merupakan suatu sistem teknologi maklumat yang digunakan oleh Pejabat Tanah dan Galian negeri untuk menguruskan permohonan tanah yang telah dibuat di pejabat berkenaan. Sistem berkomputer yang digunakan ini membolehkan segala permohonan yang dibuat di mana-mana daerah dapat diperoses secara bersepadu dari semua pejabat-pejabat tanah daerah (PTD) dan Pejabat Tanah dan Galian (PTG) negeri. Sistem ini dihubungkan secara langsungn di antara pejabat-pejabat ini.

Di dalam sistem yang ada sekarang terdapat 20 peringkat proses yang akan dilalui oleh setiap permohonan tanah, sekiranya tiada sebarang masalah dan permohonan tersebut berjaya/lulus. Permohonan yang gagal akan melalui bilangan proses yang kurang dari itu. Bermula dari pendaftaran permohonan hinggalah mencetak borang surat tawaran tanah, SPPT akan mencatatkan tarikh, masa dan nama pengguna untuk setiap transaksi bagi membolehkan pemantauan yang spesifik dilakukan pada permohonan tersebut. Dalam SPPT, ada 12 kategori pengguna yang terlibat iaitu:

1. KPT (Kerani Permohonan Tanah)
2. PP (Pelukis Pelan)
3. OMPD (Operator Mesin Pemprosesan Data)
4. KPPT (Ketua Penolong Pentadbir Tanah)
5. SOK ('Survey Officer' Kanan)
6. SO ('Survey Officer')
7. JT (Jabatan Teknikal)
8. PT (Pentadbir Tanah)
9. EO ('Executive Officer' / Pegawai Eksekutif)
10. KPTPTG (Kerani Permohonan Tanah PTG)
11. EXEC (Pengguna Eksekutif)
12. ADMIN (Pentadbir Sistem)

Dengan SPPT, carian fail boleh dilakukan secara serta-merta (dalam talian) dengan memberikan status terkini permohonan dan rentetan proses sebelumnya (jurnal). Untuk memaksimakan penggunaan teknologi maklumat dalam pengurusan permohonan tanah, sebarang fail dan dokumen sokongan ( seperti dokumen pengenalan diri, lampiran pelan, surat pihak berkuasa dsb.) boleh diimbas dan disimpan bersama fail permohonan.

Bagi membantu pihak pentadbiran memantau perkembangan, kelancaran dan produktiviti di daerah-daerah seluruh negeri, Modul Laporan dan Pantauan membolehkan pengguna mengetahui jumlah permohonan, status keseluruhan, beban kerja, tempoh proses dan produktiviti semasa dengan mempunyai pilihan untuk memaparkan maklumat umum atau terperinci. Dengan mengetahui beban kerja di setiap daerah dan setiap unit kakitangan sokongan di PTD dan PTG, pihak pentadbiran dapat menentukan pengagihan sumber manusia yang optimum bagi kelancaran operasi organisasi.

Secara umumnya, ada 2 kategori permohonan tanah, iaitu

Permohonan dari Individu

Permohonan dari Syarikat / Pertubuhan berdaftar.

Aplikasi SPPT telah memberikan terlalu banyak manfaat dipelbagai peringkat. Sehingga sekarang ianya telah digunakan dengan baik dan telah membantu pihak PTG di dalam menyelesaikan masalah-masalah besar yang dihadapinya sebelum ini. Antara faedah yang diperolehinya ialah :

1. Memudahkan Pengurusan

a) Urusan Pentadbiran

Bagi pengurusan di peringkat pentadbiran, PTG / PTD dapat memantau aktiviti berkaitan permohonan tanah dengan cepat, tepat dan terperinci maklumat seperti:

1. jumlah permohonan yang diterima di setiap daerah

2. jumlah yang sudah diluluskan/ditolak

3. jenis permohonan (sama ada untuk bangunan/pertanian/perusahaan)

4. jumlah permohonan yang masih dalam proses

• mengikut peringkat (sama ada sedang disiasat oleh surveyor / menanti maklumbalas jabatan teknikal / menanti keputusan jawatankuasa Tanah Daerah, sudah melepasi Mesyuarat Exco dsb.)

• permohonan mengikut kawasan atau mukim masing-masing.

   

Pihak pengurusan juga boleh menilai kecekapan kakitangan melalui :

• pantauan tempoh pemprosesan untuk setiap permohonan

• pantauan beban kerja mengikut tugas masing-masing (Surveyor/Pelukis Pelan/Kerani Permohonan dsb)

b) Pengurusan Dokumen

Tiada lagi masalah kehilangan dokumen penting seperti pelan, salinan Kad Pengenalan dan sebagainya jika dokumen yang diimbas disimpan di satu server dan dibuat 'backup' yang sistematik. Capaian dokumen tidak terbatas kerana boleh diambil bila-bila masa tanpa bergantung kepada kehadiran individu yang 'memegang' dokumen tersebut. Perkongsian dokumen digital boleh diamalkan tanpa kekangan masa dan tempat.

c) Pengurusan Sumber Manusia

Apabila beban kerja di setiap daerah dan bagi setiap unit kakitangan sokongan di PTD / PTG diketahui dengan tepat, pihak pentadbiran dapat menentukan pengagihan sumber manusia yang optimum bagi kelancaran operasi organisasi.

d) Pengurusan Kerja Yang Lebih Efisien

Pemantauan secara masa nyata (real time) untuk seluruh negeri, hanya dari PC. Kerja perkeranian dapat diringankan dengan mengurangkan ulangan kerja menaip. Kebanyakan dokumen dijana oleh SPPT menggunakan 'template' yang piawai dengan hanya menekan butang 'cetak'. Pengurusan fail secara digital memang lebih mudah dengan keupayaan mengisih/menyusun mengikut keperluan dan pilihan masing-masing samada mengikut tarikh terima/ Nama pemohon/ Nombor fail atau peringkat proses.

Permohonan lalu, sama ada yang berjaya atau ditolak akan di-arkibkan. Sekiranya ada keperluan untuk melihat semula fail lama tersebut, ia adalah cukup mudah dalam SPPT. Komunikasi/ arahan tugas daripada/kepada Penyelia/Sub-ordinat boleh direkodkan dalam SPPT dan boleh dirujuk semula dalam Jurnal Permohonan.

2. Mesra Pengguna dan Mesra Rakyat

Keupayaan PTG untuk memendekkan tempoh proses permohonan dari kebiasaan menerusi aplikasi e-mohon akan memberi imej positif kepada organisasi kerajaan. Faedahnya dinikmati oleh pihak pemohon dan PTG sendiri. Kemampuan untuk memberi jawapan secara segera terhadap status permohonan juga satu lagi peningkatan kredibiliti PTG. Ini dibolehkan melalui fungsi carian status permohonan secara online mengikut Kad Pengenalan/ Nama Pemohon/ Nombor Fail Permohonan itu sendiri.

Layanan yang lebih adil dan telus kepada setiap pemohon boleh direalisasikan kerana tiada permohonan yang berada di luar pengetahuan pihak pengurusan sebaik sahaja maklumat dimasukkan kedalam sistem.

SPPT mudah difahami dan diguna oleh berbagai peringkat pengguna dengan latihan yang betul.

3. Penjimatan Masa dan Penjimatan Kos

Mengelakkan kehilangan masa. Tanpa penggunaan teknologi maklumat, pertanyaan status permohonan oleh pemohon dan pencarian fail lebih menjurus kepada penggunaan telefon, terlalu bergantung kepada individu tertentu dan paling utama, kehilangan masa yang produktif akibat melayani panggilan dan tidak dapat memberi maklumbalas yang segera.

Dokumen standard(piawai) seperti kertas kerja untuk mesyuarat Exco/ mesyuarat Jawatankuasa Tanah Daerah/ Surat makluman tolak dan surat tawaran boleh dijana terus dari sistem.

Maklumat terperinci dan demonstrasi aplikasi boleh didapati dengan menghubungi: