(This article is Malaysia Language)

Sistem Pengurusan Penukaran Syarat Tanah (SPPST)

Pengenalan

Sistem Pengurusan Penukaran Syarat Tanah (SPPST) adalah merupakan suatu sistem teknologi maklumat yang digunakan oleh Pejabat Tanah dan Galian negeri serta Pejabat Tanaf Daerah untuk menguruskan permohonan pertukaran syarat tanah yang telah dibuat di pejabat berkenaan. Sistem berkomputer yang digunakan ini membolehkan segala permohonan yang dibuat di mana-mana daerah dapat diperoses secara bersepadu dari semua pejabat-pejabat tanah daerah (PTD) dan Pejabat Tanah dan Galian (PTG) negeri. Sistem ini dihubungkan secara langsung di antara pejabat-pejabat ini.

Manfaat yang diperolehi melalui sistem ini:

1. Memudahkan Pengurusan

1.1 Memudahkan Urusan Pentadbiran

• Pemantauan aktiviti secara masa nyata (real time) untuk seluruh negeri, dilakukan hanya dari komputer di pejabat.

• Maklumat yang tepat dan terperinci dapat diperolehi untuk :

  
  

- jumlah permohonan yang diterima di setiap daerah,

- jumlah yang sudah diluluskan/ditolak,

- jumlah permohonan yang masih dalam proses

- mengikut peringkat proses (sama ada sedang disiasat oleh surveyor / menanti maklumbalas jabatan teknikal / menanti keputusan jawatankuasa Tanah Daerah, sudah melepasi Mesyuarat Exco dsb.)

- mengikut kawasan atau mukim masing-masing.

- jenis permohonan, sama ada

Permohonan Kebenaran Meminda Syarat Nyata Tanah

Pemohonan Kebenaran Membatal Sekatan Kepentingan Tanah

Permohonan Kebenaran Menukar Jenis Penggunaan Tanah

Permohonan Kebenaran Menukar Jenis Penggunaan Tanah dan Membatal Sekatan Kepentingan Tanah

• Pihak pengurusan juga boleh mengukur produktiviti kakitangan melalui :

- pantauan tempoh pemprosesan untuk setiap peromohonan

- pantauan beban kerja mengikut tugas masing-masing (Surveyor/Pelukis Pelan/Kerani Permohonan dsb)

1.2 Memantapkan Pengurusan Dokumen

• Tiada lagi kehilangan dokumen penting seperti pelan, salinan Kad Pengenalan dsb jika dokumen yang diimbas disimpan di satu server dan dibuat 'backup' yang sistematik.

  
  

• Perkongsian dan capaian dokumen digital boleh diamalkan tanpa kekangan manusia, masa dan tempat.

  
  

• Sistem arkib tersedia. Permohonan lalu, sama ada yang berjaya atau ditolak akan di-arkibkan. Sekiranya ada keperluan untuk melihat semula fail lama tersebut, ia adalah cukup mudah dalam sistem e-convert dan kakitangan tidak perlu dibebankan kerja menyimpan,menyusun dan mencari fail tersebut.

  
  

• Mengelakkan ulangan kerja menaip: Kerja perkeranian dapat diringankan. Kebanyakan dokumen dijana oleh sistem e-convert menggunakan 'template' yang piawai dengan hanya menekan butang 'cetak'.

  
  

• Pengurusan fail secara digital memang lebih memudahkan kakitangan dengan ada ciri-ciri mengisih/menyusun fail mengikut keperluan dan pilihan masing-masing samada mengikut tarikh terima/ Nama pemohon/ Nombor fail atau peringkat proses.

  
  

• Terdapat Jurnal Permohonan yang boleh memaparkan kronologi pergerakan fail.

  
  

• Catatan komunikasi/ arahan tugas daripada/kepada Penyelia/Sub-ordinat boleh direkodkan dalam sistem e-convert dan dirujuk semula dalam Jurnal.

  
  

  
  

1.3 Membantu Kakitangan Menguruskan Kerja Dengan Lebih Efisien

• Komunikasi/ arahan tugas daripada/kepada Penyelia/Sub-ordinat boleh direkodkan dalam sistem e-convert dan boleh dirujuk semula dalam Jurnal Permohonan.

  
  

• Jumlah 'work load' atau tugasan yang perlu diselesaikan dapat dilihat dari PC.

  
  

• Kakitangan akan tahu jumlah tugasan yang telah diuruskan tanpa membuat catatan sendiri.

  
  

• Amalan mengukur sendiri produktiviti masing-masing akan menjadi kebiasaan.

  
  

• Kakitangan tidak dibebani urusan menyimpan fail.

  
  

• Kakitangan dapat mengetahui dengan tepat kedudukan fail / status terkini fail permohonan.

  
  

• Kakitangan akan lebih mematuhi piawaian kerja, dimana keseragaman dokumen terpelihara dan dokumen / turutan proses kerja adalah terus kepada kakitangan sasaran.

  
  

  
  

1.4 Membantu Urusan Perancangan Sumber Manusia

• Jika beban kerja di setiap daerah dan setiap unit kakitangan sokongan di PTD / PTG diketahui dengan tepat, pihak pentadbiran dapat menentukan pengagihan sumber manusia yang optimum bagi kelancaran operasi organisasi.

  
  

2. Mesra Rakyat dan Mesra Pengguna

• Keupayaan PTG untuk memendekkan tempoh proses permohonan dari kebiasaan menerusi aplikasi e-convert akan memberi imej positif kepada organisasi kerajaan. Faedahnya dinikmati pihak pemohon dan PTG sendiri.

  
  

• Kemampuan untuk memberi jawapan secara segera terhadap status permohonan juga satu lagi peningkatan kredibiliti PTG. Ini dibolehkan melalui fungsi carian status permohonan secara online mengikut Kad Pengenalan/ Nama Pemohon/ Nombor Fail Permohonan itu sendiri.

  
  

• Layanan yang lebih adil dan telus kepada setiap pemohon boleh direalisasikan kerana tiada permohonan yang berada di luar pengetahuan pihak pengurusan sebaik maklumat dimasukkan kedalam sistem.

  
  

• Sistem e-convert mudah difahami dan diguna oleh berbagai peringkat pengguna dengan latihan yang betul.

  
  

3. Penjimatan Masa, Piawaian Kerja dan Penjimatan Kos

• Mengelakkan kehilangan masa. Tanpa penggunaan teknologi maklumat, pertanyaan status permohonan oleh pemohon dan pencarian fail lebih menjurus kepada penggunaan telefon, terlalu bergantung kepada individu tertentu dan paling utama, kehilangan masa yang produktif akibat melayani panggilan dan tidak dapat memberi maklumbalas yang segera.

  
  

• Dokumen standard (piawai) seperti kertas kerja untuk mesyuarat Exco/ mesyuarat Jawatankuasa Tanah Daerah/ Surat makluman tolak dan surat tawaran boleh dijana terus dari sistem tanpa pengulangan kerja.

  
  

• Kos perjalanan dan kos telefon secara tidak langsung dapat dikurangkan kerana maklumat yang tepat dan dokumen rujukan dapat dicapai dari PC masing-masing.

  
  

Sekiranya anda inginkan maklumat lebih terperinci, sila hubungi kami di: